CR du CA du mercredi 4 décembre 2013

mardi 10 décembre 2013
par  Vélocité 63

CR du CA du mercredi 4 décembre 2013

13 présents : Nicolas DJ, Serge, Bruno N., François, Jean-Pierre, Robert, Marie-Claude, Patricia, Jean-Francois, Denis, ainsi que Victorine, Hélène, Romain

1) Présentation du Projet de 4 étudiants en Licence Pro de « Guide conférencier »

  • Victorine, Hélène, et Romain, nous présentent leur projet de concevoir et animer des visites de la ville à vélo pour le public « habitants de l’agglomération » (plutôt orienté sur le patrimoine) environ 10personnes par visite
  • Les visites auraient lieu les week-end du 5-6 avril, et 12-13 avril (plutôt les samedis)
  • Ils présentent les aspects « promotion de l’usage du vélo » avec le souhait de toucher aussi des personnes qui ne sont pas forcément cyclistes ou ne possède pas de vélo, d’où une 1er problématique : disposer de vélo
  • L’équipe C-Vélo serait prête à leur fournir 10 vélos, cependant ils demandent une caution qui semble trop élevée, et la gestion administrative pour 10 personnes avant le départ semble trop consommatrice de temps. *** Nous leur répondons que peut-être ils peuvent laisser à chaque participant le soin de louer le vélo à une borne C-vélo (avant le rendez-vous)
  • Nous indiquons que notre opération VBD pourrait (pas d’engagement possible à ce jour) fournir quelques vélos recyclés et en état de fonctionnement (3 ou 4 vélos). Il faut néanmoins discuter de l’aspect caution, mais VC63 a surement plus de souplesse que C-Vélo sur ce sujet *** Nicolas transmet la demande à l’équipe VBD pour pouvoir valider cette éventualité et les conditions.
  • L’autre question concerne l’assurance pour de telles actions avec du public (type « événement touristique »). *** François leur indique qu’en effet ils doivent être couverts pour leur propre responsabilité civile en tant qu’organisateur/animateur de l’événement. De plus il est préférable sur ce genre d’action d’informer (via une petite fiche d’inscription par exemple) sur le fait que les participants sont « couverts » ou « non couverts » par la structure organisatrice (en dehors de l’assurance/couverture individuelle du participant).
    François précise qu’il serait nécessaire de créer une « petite » structure/association pour gérer l’existence officielle de l’événement et ainsi pouvoir « signer » un contrat d’assurance (limité à la période des visites).
  • Nous indiquons également qu’une possibilité pourrait être que ces visites de la ville se fassent sous la couverture d’un événement de l’association VC63 : ceci pourrait apporter une solution à cette problématique d’assurance. De plus, les membres de VC63 peuvent apporter leur expérience de la gestion de la sécurité pour un petit groupe de cyclistes.
  • Enfin, quelques soit les solutions retenues pour ce projet, l’équipe VC63 est enthousiaste à l’idée de suivre ce projet ET propose que les membres de VC63 puissent être « cobayes » en participant en tant que public à une « visite répétition générale » avant le mois d’avril.

2) les balades

  • Vendredi 6/12 : annulée cause météo
  • Vendredi 3/01/2014 : (?) non discuté
  • Vendredi 7/02/2014 : balade du court-métrage ? non discuté
  • la balade historique à Riom => on peut proposer à David de la faire en juin…
  • un échange a mis en évidence qu’une thématique de ballade pourrait être un moyen d’attirer et motiver un public plus nombreux.

3) Préparation de la l’AG du 24 janvier 2014

  • Nous avons listé toutes les actions menées lors de l’année : voir le « Bilan d’activité 2013 »
  • Nicolas transmet le bilan pour que l’équipe complète les éléments manquant, en particulier les paragraphes « Fete du vélo » « VBD » et « Veloxygene »
  • Projet 2014 : plusieurs avis vont dans le sens de bien discuter des priorités sur les actions menées par l’association ; dans le but de bien prendre en compte les « moyens » humains de nos bénévoles ; peut-être réduire le nombre d’activités organisées pour la Fête du vélo, et multiplier les actions « modestes et géniales » de sensibilisation, balades etc…
  • Nicolas et Serge se charge de proposer avant noel des éléments pour le « Projet de VC63 en 2014 » qui sera discuté et revu lors du CA de Janvier
  • Sonnette d’or et clou rouillé : non discuté !

4) Candidature à la présidence

  • Serge se porte volontaire pour reprendre le flambeau
  • L’équipe du CA accueil très favorablement la candidature de Serge et propose sa nomination lors de la prochaine élection du bureau (en février…)
  • Il n’y a pas à ce jour de candidature pour la relève du trésorier

5) Abandon de charge et Remboursement

  • Jean-Francois, a apporté le document permettant de déclarer soit l’abandon de charge soit le remboursement de frais
  • Nicolas propose soumettre au vote, lors du prochain CA de janvier, ces 2 possibilités qui seraient offertes aux personnes membre du CA et aux bénévoles de l’opération VBD(les mécanos !)
  • Jean-Pierre et Robert, précise qu’il était avant nécessaire de prévoir au budget le montant maximum de ces « Abandons + Remboursements »(est-ce toujours obligatoire ?) dans tous les cas le fait de définir un tel budget en début d’année semble une pratique à adopter.

6) FdV 2014 : pour le 14 juin 2014 à Clermont

  • Décider du lieu : 1er mai, Jaude autre ? (sujet urgent mais non discuté)

7) Actions à réaliser

  • Envoyer les invitations à l’AG + Relance des adhésions 2013 : Jean-F, Nicolas
  • Transmettre demande mise à dispo. De 3 ou 4 vélos VBD pour Avril : Nicolas => Nicolas K.
  • Envoi Bilan d’activité 2013 au membre du CA : Nicolas
  • Complément du Bilan d’activité 2013 pour sujets Fdv, VBD, Velox : JC, Nicolas K. , Patricia
  • Confirmer l’organisation du repas VBD le 20 dec. : Serge
  • Ecrire proposition de projet 2014 : Serge et Nicolas
  • Sur le site web, annuler la balade du 6 dec. : Nicolas
  • Sur le site web, annoncer prochain CA et AG : Nicolas
  • Mettre à l’ordre du jour du CA de Janvier : orga de l’AG+bilan 2013, vote sur abandon charge, décision sur le lieu de la FdV : Nicolas

8) Agenda

  • Prochain CA : Mercredi 8 janvier
  • 12 DEC. : Rencontre avec Sarah Bastide des ST de Clermont pour présenter la synthèse des anomalies identifiées sur le réseau, ainsi que les propositions de Vélo-Cité63
  • AG : vendredi 24 janvier 2014 à 20h au centre Richepin Salle 1

La séance est levée à 22h30

Note pour 2014 :

  • Interroger les candidats aux municipale / revoir leur profession de foi…
  • Vélo école : projet avec FIT formation, avec Quentin
  • FdV (invitation des autres fédé de cyclotourimes pour une « Fête de tous les Vélos » ?)…)